Fase 3: Etterarbeid
Den tredje fasen omhandler det som skjer i etterkant av møtet. Denne fasen har stor betydning for at de ulike aktørene opplever foreldremøtet som en viktig arena. Fasen består av fire deler.
Evaluere
Evaluering er en del av det kontinuerlige forbedringsarbeidet. Her er det nyttig å få med ulike perspektiv.
Deltakerne bør få mulighet til å evaluere foreldremøtet. Det kan gjøres på slutten av møtet eller i etterkant. Det er viktig at det ikke utsettes for lenge etter at møtet har vært, da det kan være vanskelig for deltakerne å huske hvordan man opplevde møtet.
Det bør være en mulighet for å gi tilbakemelding om hvordan møtet har vært anonymt, da er det enklere for deltakerne å være ærlige i tilbakemeldingene. Fordelen med å gjennomføre evalueringen på slutten av møtet er at du ofte får bedre svarprosent.
I tillegg bør den eller de som leder møtet gjøre en egenevaluering for å være bedre i stand til å ta med erfaringer fra møtet inn i planleggingen av neste foreldremøte.
Eksempel på evalueringsskjema til utsending
Til dere som deltok på foreldremøtet i x klasse den XXXX. Tusen takk for at dere kom. Det er fint om dere tar dere tid til å svare på en kort undersøkelse i forhold til hvordan dere opplevde å delta på møtet, det hjelper oss å planlegge gode foreldremøter i årene som kommer.
Ta stilling til følgende påstander
1. Informasjonen vi fikk på møtet var nyttig for meg som forelder
| Enig | Litt enig | Litt uenig | Helt uenig |
2. Det var lagt opp til at jeg kunne delta aktivt på møte
| Enig | Litt enig | Litt uenig | Helt uenig |
3. De andre lyttet til det jeg sa
| Enig | Litt enig | Litt uenig | Helt uenig |
4. Det var rom for at vi kunne ta opp saker som ikke var meldt på forhånd
| Enig | Litt enig | Litt uenig | Helt uenig |
Var det noe du synes vi bør ta med oss videre fra dette møtet?
Åpent spørsmål.
Er det noe du tenker burde vært gjort annerledes?
Åpent spørsmål.
Dele referat
Under møtet ble det skrevet et referat som nå skal deles med foreldrene. Referatet fungerer som både informasjon for de som ikke var til stede på møtet, og som en oppsummering for de som deltok. Foreldrene som var involvert i prosjektet, la vekt på at referatene var verdifulle for å kunne se tilbake på diskusjoner eller beslutninger fra tidligere møter. Derfor er det ønskelig at referatet deles på en måte som gjør det enkelt å søke det opp ved behov. Det bør også være en mulighet for foreldrene å kommentere referatet hvis de mener det mangler noe eller er unøyaktig.
Referatet bør gjøres tilgjenglig for alle som deltok i møtet, hvis elevene deltok bør de også få tilgang til referatet.
Tips
- Del referatet på en måte som gjør det lett å finne tilbake til.
- Det bør være mulig for foreldre å gi tilbakemelding om de mener noe viktig mangler i referatet.
Følge opp
Det kan være behov for oppfølging av saker fra møtet.
Oppfølgingen kan handle om å svare ut konkrete spørsmål som kom opp i møtet. Her kan det være behov for å innhente informasjon fra kollegaer, ledelse, andre samarbeidspartnere eller eksterne aktører. Selv om spørsmålet kanskje kom fra en deltaker er det viktig at alle får tilgang til svaret, det kan være flere som lurer på det samme selv om de ikke stilte spørsmålet selv.
Det kan også være behov for å videreformidle innspill eller innsikt fra møtet til kollegaer, ledelse, andre samarbeidspartnere eller eksterne aktører. Kanskje er det noe som kom opp i møtet som egner seg som tema på et trinnsmøte eller en utfordring som det er viktig at idrettslaget blir gjort kjent med. I slike tilfeller er det viktig å passe på personvernet. Del det som er viktig for at andre kan ta tak i situasjonen. Det kan oftest gjøres med å ta opp temaet på et mer generelt grunnlag uten å gjenfortelle detaljer som omhandler enkeltfamilier eller elever. Hvis det er behov for å dele informasjon der enkeltpersoner kan gjenkjennes må det innhentes samtykke først. Et slikt samtykke kan både gis skriftlig og muntlig.
Hjelpespørsmål
- Hvem kan bistå med å finne svar på spørsmålene som ble stående ubesvart
- Hvem kan ha nytte av å bli gjort oppmerksom på utfordringen eller muligheten som ble løftet fram i møtet?
- Hvordan kan du gi tilbakemelding til deltakerne i møtet om hvordan tematikken ble fulgt opp?
Gi tilbakemelding
Tilbakemelding er viktig i involveringsprosesser. Å gi tilbakemelding til deltakerne i møtet hvordan det de var opptatt av blir fulgt opp er viktig. Når folk opplever at deres synspunkter blir hørt og vurdert, øker tilliten til prosessen som helhet. Dette kan føre til økt engasjement og deltakelse og en opplevelse av å være verdsatt og respektert.
Det er ikke sikkert det er mulig å komme med et klart svar eller at det blir gjort en beslutning som endrer på situasjonen. Det er likevel viktig å få tilbakemelding, det gjør noe med opplevelsen av at det å delta og engasjere seg har betydning.
Foreldremøtene omhandler elevenes læringsmiljø og hverdag på skolen og utenfor skolen. I Sammen-Modellen legges det vekt på at barna skal være med å gi innspill til tema for foreldremøtene. Da er det også viktig at de får tilbakemelding fra møtet. Hvordan tilbakemeldingen gis tilpasses hvilket klassetrinn elvene er på og hvilke tema som var i fokus. Dette er ikke ment som en rapportering om alt som kom opp i møtet, men at elevene får vite hvilke tema som ble diskutert med sentrale poeng eller beslutninger som har betydning for dem.
Tips
- Tilbakemeldingen til elevene skal tilpasses elevene
- Vurder hva som bør inngå i tilbakemeldingen: Hva er relevant for elevene? Hva har foreldrene behov for tilbakemelding om?
