Fase 2: Gjennomføring
Når gode forberedelser ligger til grunn, er det enklere å gjennomføre foreldremøtet på en god måte. Her er noen tips til hvordan gjennomføringen kan bli enda bedre.
Gjør klart rommet
- Organiser bord og stoler så det er klart til møtet starte
- Finn fram skrivesaker til referat
- Hent eventuelt utstyr dere trenger til aktiviteten(e) som er planlagt
Ta imot foreldrene
Det er viktig at foreldrene føler seg velkommen når de kommer til skolen. De er invitert, men dette er ikke deres arena. Derfor bør du være i rommet i god tid før møtet starter for å ønske dem velkommen.\
Noen foreldre har dårlige erfaringer fra egen skolegang eller med det å være foreldre i skolen. Noen av dem gruer seg veldig til å komme, og kan oppleve det å komme inn å finne plassen sin i rommet som ubehagelig.
At rommet er klart og hvordan de blir møtt når de ankommer utgjør en forskjell. Vær tydelig på hvor de kan sette seg, mange foreldre synes akkurat den delen av møtet er utfordrende. Hvis dere er to som skal lede møtet kan en være ved inngangdøra til bygget og vise dem vei. Et alternativ er å henge opp en lapp på inngangsdøra om at det er foreldremøte, slik at de vet at de har kommet på riktig sted og riktig kveld.
Det anbefales å lage et system for hvor de skal sitte, slik at ingen blir sittende alene og foreldrene får snakket med noen de ikke snakker med til vanlig.
Velg referent
I starten av møtet bør det velges en referent, slik at det blir skrevet et referat som er tilgjengelig i etterkant av møtet.
Gi en kort innstruks til referatskrivingen. Si noe om hva som bør med i referatet og hva som ikke trenger å skrives ned. Husk at alle ikke er erfarne referat skrivere, og det er ikke alltid så lett å være deltaker og referent samtidig. Noen ganger er det behov for å bearbeide referatet litt før det sendes ut, da er det en fordel at det er sagt på forhånd. Du kan foreksempel si: " Det er fint om du kan skrive referat underveis, det er vanskelig for meg å skrive samtidig som jeg leder møtet. Noter litt underveis og så tar jeg ansvar for å ferdigstille det og legge det ut etter mtøet."
Hvis det kommer opp noe spesielt i løpet av møtet som bør med i referatet, en dato for en felles aktivitet eller en regel i klassen kan det være nyttig å påpeke at det må inn i referatet, for å sikre at det blir med.
Hold tidsramma
Respekter tiden, hold tidsramma som er satt opp for møtet. Foreldrene har ofte noen som passer barna hjemme, eller barn som skal hentes på aktiviteter eller hos venner etter møtet. Samtidig er det viktig å ikke stresse, bruk tiden som er avsatt. Det er ikke et mål å avslutte før tiden. Det signaliserer at temaene som tas opp og foreldrenes stemmer er viktige.
Bruk av tolk
Hvis det skal benyttes tolk i møtet er det viktig at tolken forstår den settingen som skal tolkes, det kan derfor være lurt å ha en kort prat med tolken før møtet slik at personen er forberedt på hva møtet skal handle om og hva som er planlagt av aktiviteter. Det hjelper tolken å være i forkant. Målsettingen med møtet er å skape dialog, det betyr at det bør tolkes begge veier. Det betyr at hvis den som ikke benytter norsk stiller et spørsmål bør spørsmålet oversettes og stilles høyt slik at de andre deltakerne hører spørsmålet. Hvis tolken svarer ut spørsmålet direkte mister den som det tolkes for koblingen til dialogen i rommet.
